软件视频会议系统是一种人和人之间实现异地语音、视频实时交流的工具，他的本质作用就是把用户的声音、视频画面及各种数据资料实时地传送给其他用户，人们只要有沟通的需要，就有他的用武之地。但目前，软件视频会议系统的应用距离普及更有不小的距离。到底是什么原因导致软件视频会议系统在理论研究相当成熟、在实验室里这么火热、而在实际应用中却倍感艰难的呢？我们从以下三方面探讨这一问题。
一、和业务处理相分离
传统的软件视频会议产品，譬如召开会议、用于远程教学、可视电话等，对用户来说，都是个专门的软、硬件系统。需要启动他，进入他独立的操作环境。而现实中大部分情形为: 用户有沟通的需求，不过又不愿意或不允许变换当前的业务处理环境，要想进一步普及软件视频会议的应用，就需要把视频会议系统和用户的具体业务处理系统紧密融合起来，让他真正成为用户随手可得的工具。
二、认识上的误区
“软件视频会议系统，就是开会用的呗，我们又不开会，用他干嘛！”问问身边的人，许多人如是说。实际上，“视频会议”只是软件视频会议系统非常典型的一种应用。软件视频会议系统的基本功能在于满足人们跨越空间界限、异地进行“面谈”的需求。他不仅能实现远程教学、远程医疗、业务谈判、异地联合办公、异地面试，还能完成可视电话、真正的在线咨询、电视节目的多点“时空连线”、同学聚会等等。
三、技术上的瓶颈
随着软件视频会议系统应用的普及，用户对他的功能需求会更全方面、更深入。在提供基本功能的基础上，软件视频会议系统也应当满足日益增长的用户需求，譬如交互对象数量的增加、视频画质的提高、安全保密性的增强等。这也是对实现视频会议系统所需环境提出的进一步完善的需求。在更完善的技术条件下，软件视频会议系统才能提供更优质的音视交互服务。